Case study
Sprawdź, w jaki sposób pomagamy firmom. Poznaj wybrane realizacje.
Szkoła Morska
FIRMA
Szkoła Morska
Istniejąca od 1998 roku, Szkoła Morska w Gdyni Sp. z o.o. jest firmą, która prowadzi niepubliczną Policealną Szkołę Morską kształcącą w zawodach oficera nawigatora i oficera mechanika statku morskiego, niepubliczną Placówkę Oświatową (Ośrodek Szkoleniowy), szkolącą marynarzy i oficerów statków morskich, pracowników gospodarki morskiej oraz żeglarzy i motorowodniaków, a także działalność wydawniczą w zakresie przygotowania i wydawania skryptów oraz podręczników, związanych tematycznie z prowadzonymi szkoleniami.
Kadra dydaktyczna składa się ze 130 najlepszych w swojej dziedzinie dydaktyków i praktyków, z długoletnim doświadczeniem w pracy na statkach morskich, w tym instrumentalnych Uniwersytetu Morskiego w Gdyni, w przedsiębiorstwach żeglugowych i Administracji Morskiej, oraz w zarządzaniu placówkami, w tym SDK (Studium Doskonalenia Kadr).
Nasza współpraca ze Szkołą Morską rozpoczęła się w 2016 roku. Od tego czasu nieprzerwanie pracujemy nad tworzeniem nowych aplikacji wspomagających działania Klienta oraz udzielamy wsparcia w zakresie digital marketingu. W ostatnim czasie pojawiło się nowe wyzwanie – modernizacja wcześniejszej strony internetowej oraz jej rozbudowa o bazę kursów z możliwością rejestracji online. Jednak celem nadrzędnym było stworzenie kompleksowego systemu wspierającego przede wszystkim prace administracyjne i automatyzującego powtarzalne czynności.
Wyzwanie
W dzisiejszych czasach strona internetowa nie może ograniczać się jedynie do wyświetlania podstawowych informacji i przekazywania niezbędnych treści, ale powinna też zachęcać swoim wyglądem do kontynuowania przeglądania, zachowując przy tym maksimum funkcjonalności i intuicyjności. W dobie natychmiastowego dostępu do informacji, internauta XXI wieku oczekuje tego samego niezawodnego doświadczenia odwiedzając stronę szkoły, czy uczelni. Choć oczekiwanie, że informacje będą zarówno łatwe do znalezienia i nawigowania, jest jak najbardziej racjonalne i uzasadnione, to jednak nierzadko bywa zaskakująco trudne do osiągnięcia dla punktów administracyjnych.
Posiadanie atrakcyjnej i ergonomicznej strony internetowej pomaga w wywarciu na odwiedzającym korzystnego pierwszego wrażenia – równie ważnego jak choćby przy rozmowie o pracę. Osoby, które odwiedzają witrynę szkoły po raz pierwszy, próbują jedynie znaleźć bezpośrednie i jasne informacje na temat aplikowania i dalszego procesu kształcenia. Jeśli potencjalny uczeń jest w stanie znaleźć wszystko, czego potrzebuje, w sposób szybki i przejrzysty – z logiczną nawigacją i strukturą linków – prawdopodobnie wróci, aby ponownie odwołać się do informacji lub rozpocząć procedurę rekrutacji. W przeciwnym razie pierwszą reakcją na niespójną lub nieprzydatną witrynę może być brak chęci poruszania się po labiryncie, jaki przywodzi na myśl przeglądanie strony.
Potrzeby Szkoły Morskiej były jasne – spójna, wszechstronna witryna, która mogłaby stanowić wizytówkę firmy, być bazą wiedzy dla obecnych i przyszłych uczniów oraz wspomagać przetwarzanie danych zgłoszeń na kursy. Równocześnie strona ta miała być częścią większego systemu wspomagającego pracę dziekanatu i ułatwiającego codzienne działania.
Obecnie rejestracja kursu w wielu szkołach i na uniwersytetach odbywa się w sposób tradycyjny, za pomocą ręcznie wypełnianych zgłoszeń w formie papierowej, a następnie wszystkie zgłoszenia są wprowadzane do wewnętrznych systemów. Proces tradycyjnej rejestracji trwa od jednego do dwóch tygodni. W celu przyśpieszenia tego procesu i poszerzenia zakresu odbiorców, Szkoła Morska postanowiła wprowadzić system rejestracji online.
Nasz cel
Wspólnie pracowaliśmy nad stworzeniem nowoczesnego systemu, który:
- jest spójny pod kątem brandingowym marki,
- przedstawia informacje w dwóch językach - polskim oraz angielskim,
- wspiera transakcje wielowalutowe,
- umożliwia tworzenie różnorodnych kursów z wieloma terminami ich realizacji,
- przedstawia dane związane z działalnością Szkoły Morskiej w jasny i przejrzysty sposób,
- umożliwia dostęp do kursów z poziomu listy lub harmonogramu z widokiem kalendarza,
- pozwala na grupowanie i kategoryzowanie kursów,
- przeprowadza użytkowników poprzez proces rejestracji na kurs i robi to w sposób prosty i intuicyjny,
- pozwala na zapis indywidualny oraz grupowy,
- automatyzuje procesy związane z kosztami, powiadomieniami, generowanymi dokumentami,
- wspiera przepływ informacji na poziomie użytkownik - organizacja,
- wspiera działania pracowników administracyjnych.
Dedykowany zespół
Do realizacji zadania został oddelegowany zespół składający się z:
- Back-end developerów,
- Front-end developerów,
- Specjalistów UX,
- Analityka,
- Project Managera,
- Specjalisty DevOps.
Przebieg prac
Pracę nad projektem rozpoczęliśmy od analizy potrzeb i wymagań funkcjonalnych i niefunkcjonalnych, aby jasno sprecyzować cele projektu, ścieżkę rozwoju oprogramowania, zidentyfikować zagrożenia projektowe oraz ustalić stos technologiczny budowanego systemu. Szczegółowa analiza przedwdrożeniowa oraz ciągłość współpracy z interesariuszem na wszystkich etapach tworzenia oprogramowania jest gwarancją, że zbudowane rozwiązanie będzie spełniać wszystkie uzgodnione wymagania oraz wspomagać wewnętrzne procesy firmy.
Przy każdym projekcie staramy się zrozumieć przyszłych użytkowników systemu, aby móc lepiej poznać ich potrzeby i oczekiwania. W tym celu zastosowaliśmy podejście Design Thinking, które pozwoliło nam na kwestionowanie i przebudowę wcześniejszych założeń projektowych, wczesne wykrywanie błędnych schematów, a tym samym utworzenie innowacyjnych rozwiązań.
Kolejnym etapem było zaprojektowanie makiet i prototypów przyszłego systemu, które były wizualnymi przewodnikami reprezentującymi szkielet witryny, reprezentujący jej wygląd oraz działanie. Zespół naszych specjalistów UX opracował layout tak, aby witryna stała się integralną częścią firmy, a design spełnił oczekiwania najbardziej wymagających użytkowników.
Zaangażowanie Klienta w proces projektowania i tworzenia oprogramowania oraz efektywne zarządzanie kolejnymi etapami rozwoju systemu przygotowały firmę do pewniejszego i skuteczniejszego wdrożenia nowej witryny internetowej oraz efektywnego zarządzania nią.
Rozwiązanie
W dzisiejszych czasach skuteczność witryny w przyciąganiu potencjalnych klientów jest ważniejsza niż kiedykolwiek. Coraz większy odsetek klientów korzysta ze strony internetowej jako pierwszego punktu kontaktu z firmą, dlatego pozytywne pierwsze wrażenie jest kluczowe w celu budowania długotrwałych relacji z klientami i rozwijania wysokiego stopnia lojalności wobec marki. Z tego też powodu nowy system musiał być intuicyjny w zarządzaniu, umożliwiać prostą edycję publikowanych stron oraz wspierać przetwarzanie danych kursantów, tak aby móc swobodnie rozwijać i dostosowywać publikowane treści, ich układ i funkcje w oparciu o określone wymagania użytkowników.
Poprawa UX i wprowadzenie nowoczesnego, ale jednocześnie współgrającego z charakterem marki, designu, dostosowanego do urządzeń mobilnych, znacząco podniosło atrakcyjność prezentowanych treści. Ułatwienie dostępu do informacji, prosta nawigacja, dynamiczne, wielkoformatowe zdjęcia i filmy oraz wyselekcjonowany kontent zapewnił najwyższy poziom User Experience, który sprostał potrzebom nawet najbardziej wymagających użytkowników. Natomiast dwujęzyczność witryny przyczyniła się do poszerzenia sieci odbiorców, co wpłynęło pozytywnie na ruch na stronie oraz budowanie relacji z nowymi odbiorcami.
Wdrożenie systemu rejestracji online miało na celu wprowadzenie spójności w komunikacji wielokanałowej oraz usprawnienie procesu przetwarzania zgłoszeń na kursy poprzez zminimalizowanie konieczności ręcznej obsługi formularzy. Optymalizacja, automatyzacja i unowocześnienie procesów pozwoliło na odejście od nieefektywnych metod komunikacji, takich jak sms, czy rozmowy telefoniczne, co wpłynęło na poprawę efektywności oraz jakości świadczonych usług.
Elektroniczny system rejestracji umożliwił dostęp do kursów z dowolnego miejsca na świecie i pozwolił na prosty wybór szkolenia w dogodnym dla użytkownika terminie. Rozbudowane funkcje administracyjne wpłynęły na lepsze zarządzanie decyzjami dotyczącymi oferty kursów, a sam proces ich planowania stał się wygodniejszy i łatwiejszy do osiągnięcia. Wszystkie te działania miały na celu dotrzeć do nowych odbiorców – potencjalnych uczniów i kursantów.
Należy w tym miejscu wspomnieć, że system rejestracji online wspiera również codzienne działania pracowników administracji Szkoły Morskiej. Dostęp do szczegółowych danych dotyczących zgłoszeń, rozbudowany system automatycznych powiadomień oraz możliwość generowania różnorodnych dokumentów (takich jak certyfikaty, dzienniki obecności itp.), redukują liczbę niezbędnych, powtarzalnych czynności realizowanych przez pracowników każdego dnia. W przypadku tradycyjnej metody papierowej, organizatorzy naboru do ostatniej chwili napotykali trudności w precyzyjnym szacowaniu liczby użytkowników kursu – w końcu ręczne aktualizowanie liczby otrzymywanych codziennie formularzy może być trudnym zadaniem. W przypadku wdrożonego systemu, baza danych aktualizuje się automatycznie, umożliwiając organizatorom kontrolę limitów w czasie rzeczywistym. Wyeliminowanie potrzeby otwierania, wprowadzania i archiwizacji nieczytelnych lub niedokładnych formularzy w formie papierowej, znacznie ułatwiło pracownikom administracji Szkoły Morskiej zarządzanie zgłoszeniami.
Dzięki kompletnemu systemowi rejestracji klient otrzymał możliwość gromadzenia informacji o uczestnikach w jednym, zbiorczym portalu, monitorowania procesu rejestracji poprzez wgląd w status zgłoszenia (zarejestrowany, opłacony, potwierdzony itp.) oraz wykonywania wszystkich prac administracyjnych związanych z uczestnikami w tym samym systemie.
Nowe, rozbudowane funkcje systemu i wprowadzenie nowoczesnego designu wpłynęły nie tylko na atrakcyjność systemu, ale i jego wydajność, co bez wątpienia przełożyło się na rozpoznawalność marki, poprawę efektywności pracy oraz skalowanie biznesu. Natomiast jasno określony plan, obustronne zaangażowanie oraz regularny kontakt z Klientem pozwoliły osiągnąć wszystkie cele określone na początku współpracy.
